Evenemangsriktlinjer

Skriv ut Lyssna

Kontakta kundtjänst

Telefon: 0247-800 00

E-postadress: kundtjanst@leksand.se

Kommunikatör

Linda Hjerpe

Telefon: 0247-800 93

E-postadress:

Besöksadress: Torget 5, 79327 Leksand

Evenemangsriktlinjerna är Leksands kommuns verktyg för att enhetligt koordinera och hantera evenemangsfrågor i syfte att stärka kommunens varumärke. Ett evenemang är en större tillställning eller händelse som arrangeras kortvarigt, och ska inte förväxlas med löpande verksamhet som sker kontinuerligt.

Leksands kommuns bidrag till evenemangsutvecklingen är:

Organisation och handläggning

- Vi ska agera koordinerat och serviceinriktat och hålla en väl fungerande infrastruktur.
- Vi ska tillhandahålla tydliga regler och riktlinjer för evenemangens genomförande som tar hänsyn till miljöpåverkan, sociala aspekter, ljudnivåer, trygghet och ordning.
- Vi ska agera konkurrensneutralt.
- Vi ska genom tydliga avtal och överenskommelser vid egen
markupplåtelse och/eller hyra av kommunala anläggningar reglera parternas ömsesidiga krav och skyldigheter.
- Handläggning ska ske utan onödiga fördröjningar samt med tydlig och korrekt information.

Ekonomi och finansiering

- Vi ska klargöra att arrangören står för de ekonomiska riskerna.
- Kommunen kan i särskilda fall vara sponsor eller bidragsgivare med tydliga resultatkrav i enlighet med evenemangsstrategin och
riktlinjerna.
- Vi ska inte verka med förlusttäckningsgarantier.

Till arrangörens hjälp finns en evenemangslots på kommunen, och alla kommunens förfrågningar om stöd för evenemang ska kanaliseras till denna funktion. På så sätt uppnås ett helhetsgrepp, större professionalism och färre suboptimeringar.
Evenemangslotsen har inte en offensivt (uppsökande) säljande roll, utan är sakkunnig inom den kommunala organisationen, expert på praktiskt hantering av ett evenemang samt är bollplanket och länken mellan arangören och de berörda
kommunala verksamheterna.
Gällande information om samverkan och kommunikation mellan föreningarna och kommunens näringsliv, så behandlas enskilda förfrågningar och ansökningar från de på samma sätt som från andra aktörer.

Kriterier för evenemangsstöd

För att få ekonomiskt och/eller annat stöd från Leksands kommun krävs att evenemanget uppfyller vissa kriterier. Beslut fattas enligt dessa kriterier, och arrangören skall kunna redogöra för sin bedömda uppfyllelse, samt efter avslutat arrangemang återrapportera resultatet av uppfyllelsen.

Varje evenemang skall uppfylla följande kriterier:

  • Evenemanget ska ske genom dialog med kommunens evenemangslots.
  • Ansökan ska vara evenemangslotsen tillhanda senast 6 veckor innan evenemanget äger rum. Söker evenemanget hjälp i form av ekonomiskt stöd måste ansökan vara inne senast 2 veckor innan evenemangsrådet sammanträder (4 tillfällen/år).
  • Evenemanget ska ligga i linje med kommunens evenemangsstrategi.
  • Evenemanget ska uppfylla tillräckliga krav på tillgänglighet.
  • Evenemanget ska genomföras i nära och god samverkan med berörda organisationer och föreningar.
  • Arrangören ska senast 4 veckor efter genomfört evenemang lämna in en skriftlig uppföljning och utvärdering.


Handläggning av ansökningar

Hantering av ett ärende gällande stöd för evenemang går till så här:
1. Arrangören kontaktar evenemangslotsen för att få råd, vägledning, checklistor samt eventuella ansökningshandlingar för bidrag.
2. Dialog sker mellan evenemangslots och evenemangsarrangör.
3. Arrangören lämnar in aktuella handlingar (se "Ansökan om evenemang"). Detta ska ske senast sex veckor innan evenemanget äger rum.
Söker evenemanget hjälp i form av ekonomiskt stöd måste ansökan vara inne senast 2 veckor innan evenemangsrådet sammanträder (4 tillfällen/år).
4. Evenemangslotsen stämmer av med berörda verksamheter inom kommunen, bereder ärendet och gör förslag till beslut.
5. Beslut om ekonomiskt stöd fattas av evenemangsrådet. Rådet fattar beslut upp till och med ett värde av 250 tkr. För ekonomiska bidrag som överstiger 250 tkr beslutar kommunstyrelsen.
6. Evenemangslotsen återkopplar till arrangören.
7. Eventuella medel betalas ut till arrangören efter överenskommelse.
8. Återkoppling med uppföljning och utvärdering ska ske från arrangören senast 4 veckor efter avslutat evenemang.
9. Evenemangslotsen rapporterar löpande evenemangsredovisning till evenemangsrådet samt sammanställer en årlig rapport till kommunstyrelsen.

Ärenden handläggs av evenemangslotsen löpande under året. Evenemang som godkänns kan förvänta sig följande stöd från kommunen:

  • Råd och stöd vid genomförande av evenemang.
  • Samordnad tillståndshandläggning.
  • Praktisk hjälp med eventuell trafikomläggning och hänvisningsskyltning.
  • En samordnad kontakt med elbolag, Leksandsbostäder och andra kommunala verksamheter som är berörda.
  • Annonsering och marknadsföring via kommunens kanaler.
  • Journummer under evenemangets genomförande för hjälp med oförutsedda händelser i frågor där kommunen är berörd.


Uppföljning och utvärdering

Varje evenemangsarrangör är skyldig att lämna in en uppföljning och utvärdering
efter genomfört evenemang (se bilaga 2 "Utvärdering evenemang").
Varje utvärdering skall innehålla följande information:

  • Antal deltagare/besökare/övernattningar.
  • Hur evenemanget har synts i media.
  • Antal funktionärer.
  • Vad bidraget har använts till.
  • Vilka av kommunens kriterier som har uppfyllts.
  • Hur evenemanget har marknadsförts och hur kommunen har synts genom marknadsföringen.
  • Erfarenheter (positiva och negativa) av genomfört evenemang.
  • Vilka förändringar som kommer att göras inför en eventuell nästa gång.

 

Sidan uppdaterad: 2019-04-17